市場瞬息萬變，訂單頻繁變更。從事采購的朋友們經(jīng)常會遇到這種情形：
客戶突然撤單，原材料已投產(chǎn)，半成品趴在生產(chǎn)線，即將成為呆滯物料，處理成難題；
又或者客戶突然插單，供應(yīng)商備料太倉促，交期變硬傷；
采購經(jīng)手的訂單，不是提前，就是推后，亦或是需要取消，365天,總有一些客戶需求是不按照套路出牌的，采購每天就像消防員，總是在與時(shí)間賽跑，不是在催貨，就是在催貨的路上......
如何才能做到，訂單頻繁變更，而采購卻能游刃有余，應(yīng)付自如？
一、采購參與開發(fā)設(shè)計(jì)
開發(fā)設(shè)計(jì)階段，需建議設(shè)計(jì)部門多考慮模塊化設(shè)計(jì)，標(biāo)準(zhǔn)化管理，盡可能多的使用通用件，減少定制料件，長納期料件。通常標(biāo)準(zhǔn)化料件可以用于眾多產(chǎn)品型號，庫存控制相對寬松，應(yīng)對波動的市場需求能力更強(qiáng)。即使某個(gè)產(chǎn)品型號的市場需求出現(xiàn)明顯減少，因?yàn)槠渌姸喈a(chǎn)品型號的使用，庫存消盡難度相對較低；而定制物料，無論市場需求急增或驟減，采購和供貨商都將經(jīng)歷一段激烈的博弈。當(dāng)高價(jià)買進(jìn)的定制零件，遇到客戶突然撤單時(shí)，多數(shù)情況下只能當(dāng)廢品處理掉。因此采購在設(shè)計(jì)階段發(fā)現(xiàn)定制料件，或者市場上即將退市的料件，務(wù)必提出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。如此平行開發(fā)，可以防止研發(fā)設(shè)計(jì)導(dǎo)入過多非通用料件，而讓采購后期身心俱疲。
二、合同約定明確責(zé)任
實(shí)踐中因?yàn)槟撤N因素，如客戶指定或者專項(xiàng)技術(shù)要求等必須使用定制零件時(shí)，應(yīng)與銷售明確要求：通用料件采購自行備料，定制料件或關(guān)鍵料件請客戶書面同意后才安排備料。同時(shí)與客戶的合同中應(yīng)包含違約金的限定。假使客戶撤單，應(yīng)收取違約金，索賠下游供應(yīng)鏈損失。因客戶因素導(dǎo)致的呆滯物料，須與客戶溝通追加訂單或者為原材料買單，訂單變更頻繁的客戶，需要考慮預(yù)付條款。不同行業(yè)，不同客戶，效果應(yīng)會不同。
三、明確定義內(nèi)外交期
新物料導(dǎo)入時(shí)須明確注明交期，注意內(nèi)部前置準(zhǔn)備周期也需考慮進(jìn)L/T，且部門間對采購周期定義要一致。要求銷售部門知會客戶供應(yīng)商原材料和半成品的采購周期，尤其強(qiáng)調(diào)國外供應(yīng)商，因其交期長，抗波動能力差，且供應(yīng)商和我們一樣，同樣需要生產(chǎn)周期，并評估庫存風(fēng)險(xiǎn)。盡管很多購銷合同中交貨納期很明確并在實(shí)際采購中不斷優(yōu)化，但是由于采購了解了供應(yīng)商某個(gè)時(shí)間點(diǎn)的庫存狀況，便要求供應(yīng)商將交期打折，提前出貨。當(dāng)供應(yīng)商庫存降至安全庫存之下時(shí)，交貨出現(xiàn)遲緩。盡管大多數(shù)的供應(yīng)商都是在交期內(nèi)，提前出貨，卻總是無法滿足采購的不斷提前的交貨要求，其原因就是雙方對交期的定義不一致。這一點(diǎn)，采購?fù)行枳允 ?/p>
四、內(nèi)部管理優(yōu)化
接單管理不良，緊急訂單增多；市場預(yù)測不準(zhǔn)，庫存政策難定，生產(chǎn)效率地下，供貨交期加長。需求變化是表象，內(nèi)部管理是病因。
加強(qiáng)部門間溝通，促進(jìn)信息共享，可以讓采購與銷售同步了解需求的變動。合理設(shè)定KPI，促進(jìn)部門間的彼此協(xié)作。比如考核MC的物料齊套率，物料不齊套時(shí)不能排產(chǎn)。當(dāng)然須按照各產(chǎn)品工藝不同分段考慮。對采購來說，可以爭取更多的催單時(shí)間，不至于因?yàn)榱喜积R而停產(chǎn)，再如，用異常訂單的頻率考核銷售和客戶，明確訂單及時(shí)度，或提貨及時(shí)度。偶爾變化的需求可以接受，過于頻繁的插單或撤單，說明管理存在疏漏，需重新審核其流程管理的科學(xué)性和合理性，考慮是否需要與客戶重新協(xié)商供需條款，必要時(shí)停止供貨。
通常中途變更和緊急插單涉及較多的是銜接和管理問題，如預(yù)測準(zhǔn)確率過低，容易造成計(jì)劃部門和采購之間彼此推卸責(zé)任。如果供應(yīng)商按預(yù)測備料，交期調(diào)整相對容易，至少斷料的可能性相對較低，然而一旦客戶需求銳減，在沒有設(shè)計(jì)變更的前提下，庫存消盡，將是一個(gè)漫長的過程。如果供應(yīng)商按照訂單備料，遇到客戶插單，采購和供應(yīng)商都將非常被動。某采購所在公司按類型和價(jià)值備料，卻因?yàn)橐粋€(gè)標(biāo)簽的交期而導(dǎo)致出不了貨，就是安全庫存設(shè)置和預(yù)警管理出現(xiàn)了問題。另外生產(chǎn)管理的計(jì)劃須嚴(yán)謹(jǐn)，要有詳細(xì)的管理計(jì)劃標(biāo)注，變動須按固定流程，經(jīng)由高管確認(rèn)。
五、供應(yīng)關(guān)系決定備料
市場變化莫測，本來面臨的就是小批量，多批次急需求的訂單狀態(tài)。訂單下達(dá)后，分批次交貨。內(nèi)部庫存，被轉(zhuǎn)移到供應(yīng)商了。通常供應(yīng)商普遍不愿意備大量庫存，資金鏈脆弱的公司，認(rèn)為庫存是罪惡的，占用資金，風(fēng)險(xiǎn)太大。因此，加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系管理，使其與采購所在公司形成長期合作伙伴關(guān)系，更有利于雙方的長期合作與發(fā)展。采購應(yīng)努力說服供應(yīng)商備料，非常規(guī)料自己要備，供應(yīng)商也要備。供應(yīng)關(guān)系不穩(wěn)定時(shí)，有些供應(yīng)商會要求收取訂金，如果遲遲不提貨，會收取倉儲管理費(fèi)用。所以加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系管理勢在必行。
六、變化流程轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)
把風(fēng)險(xiǎn)往前端轉(zhuǎn)移，比如請PM到銷售統(tǒng)籌需求，控制不合理備料。明確插單流程，周別或月別分析原因，匯總檢討，跟進(jìn)插單產(chǎn)品的出貨情況，持續(xù)改善。插單后不出貨，需追責(zé)。轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)和平攤風(fēng)險(xiǎn)一樣重要，
因?yàn)橥鶄淞喜患皶r(shí)的表象在采購身上，而問題卻出在相關(guān)部門的流程與管理上，
最終背黑鍋的卻是無辜的采購們。
七、品保協(xié)議保障供應(yīng)
簽署品質(zhì)保證協(xié)議，防止剛剛到貨的物料被品質(zhì)部門判定為不良品，再追加緊急訂單。勞民傷財(cái)。
八、急事急辦，客戶至上
采購最反感急單，但客戶至上，不能置之不理。通常需先催供應(yīng)商，有貨立即出，哪怕后補(bǔ)訂單，當(dāng)然是建立在良好的信譽(yù)和牢固的供需關(guān)系的前提下。供應(yīng)商沒貨時(shí)，視交期長短決定是否有必要臨時(shí)備料，加急生產(chǎn)。如果需求急到離譜了，考慮同行調(diào)貨，前提是有良好的同行關(guān)系，彼此間可以庫存共享，且對方剛好有盈余可以給你周轉(zhuǎn)。第三是市場購買，雖然市場現(xiàn)貨價(jià)格高，但如果客戶愿意接收轉(zhuǎn)嫁成本當(dāng)然再好不過了。特別緊急的情況，高層管理通常都會支持市場調(diào)貨，保障生產(chǎn)。但要考慮調(diào)貨風(fēng)險(xiǎn)，確保品質(zhì)，防止買進(jìn)翻新件，萬萬不可為了趕交期而忽略品質(zhì)。如果幾條路都行不通，只能要求銷售與客戶協(xié)商，推遲交期了。
九、不斷學(xué)習(xí)，提升能力
頻繁插單，采購的應(yīng)變能力也需提高。對內(nèi)對外的溝通與協(xié)調(diào)能力是在實(shí)踐中不斷歷練、積累并提高的。采購與供應(yīng)鏈OTEP管理就是系統(tǒng)提升團(tuán)隊(duì)采購實(shí)踐能力模型。
在工業(yè)化發(fā)展進(jìn)程中，多品種、少批量已經(jīng)成為一種趨勢，再加市場的變化性也加劇了管理的復(fù)雜性，而這一切皆有市場部門轉(zhuǎn)遞給企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)，而以獲取資源為本的采購首當(dāng)其中，希望奮斗在采購崗位的朋友們本著一顆公正的心，共同學(xué)習(xí)，共同成長，共同將采購的職業(yè)化道路開拓并發(fā)展下去。
作者：曉丹 來源：采購與供應(yīng)鏈專欄
原題：訂單頻繁變更，采購如何應(yīng)對？給9個(gè)放大招！| 干貨
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